Visma InSchool - skoleadministrativt system

Visma InSchool henter informasjon om elevenes foresatte fra Modernisert Folkeregister (FREG). Det vil si at foresatte som er registrert med foreldreansvar i FREG, overføres med navn og folkeregistrert adresse.

Mobilnummer og e-postadresse til foresatte hentes inn i VIS via kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR). Unntaket er foresatte som har reservert seg i KRR.

Av hensyn til personvernet kan vi ikke automatisk hente informasjon om foresatte til elever over 18 år fra Modernisert Folkeregister (FREG) til VIS. For at dette skal kunne hentes inn etter at eleven har fylt 18 år, må både eleven og foresatte samtykke til dette. 

Når eleven fyller 18 år blir foresatte automatisk slettet i VIS, og vil ikke lengre ha tilgang til løsningen. 

Foresatte må signere et samtykke for at personopplysninger kan registreres i løsningen. Dette vil gi foresatte mulighet for å logge seg inn i VIS, og åpne for at skolen kan dele opplysninger om eleven og samtidig registrere navn, personnummer, telefon og e-post. Eleven må også gi samtykke før foresatte kan få tilgang. Derfor er det eleven selv som starter prosessen med samtykke. Foresatte vil motta melding på sin mobil om at de må følge lenken i meldingen og gjøre nødvendige registreringer. Det er eleven som bestemmer hva foresatte skal få lov til å se i VIS. Det gjør eleven under "Min Profil - Kontaktpersontilgang".

 Digitalt skjema hvor eleven starter samtykkeprosessen.  

Opplysninger i kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR) blir hentet inn i VIS bare én gang. Dersom du endrer e-postadresse eller telefonnummer, må du selv oppdatere dette i VIS. Riktige kontaktopplysninger er med på å sikre et godt samarbeid mellom hjem og skole, og er med på å danne grunnlag for god beredskap.

Foresatte til elever under 18 år kan logge seg inn i VIS og oppdatere kontaktopplysningene selv.

Foresatte til elever over 18 år må signere et samtykke for at vi skal kunne registrere kontaktopplysninger til skolen.

Elektronisk skjema for å starte prosessen med samtykke.

Foresatte med foreldreansvar for elever under 18 år har tilgang til opplysninger om elevens:

• Personalia
• Timeplan
• Kontaktopplysninger
• Historikk - samlet fravær og oversikt over halvårsvurderinger, standpunkt- og eksamenskarakterer
• Læreplaner i elevenes ulike fag

Noen tilganger er begrenset for foresatte på grunn av personvernet. Det gjelder detaljer om orden/atferd, fravær og elevsamtaler. Når funksjonalitet for elevsøknader foreligger, vil denne også bli behandlet fortrolig mellom elev og skole.

Underveisvurderinger er etter nøye vurderinger vurdert som en fortrolig sak mellom elev og faglærer, og skal derfor gis ikke foresatte innsyn gjennom Visma InSchool. Foresatte vil kunne se halvårsvurderinger i fag og orden/atferd i menyvalget Historikk. Der vil man også se oppsummert fravær.

Det er flere vurderinger som ligger til grunn for at foresatte ikke får de dette. P.t. er det ikke mulig å differensiere godt nok slik at man kan deler av informasjon. Under fravær ligger detaljert oversikt helt ned på enkelttimefravær, Det vil si når fraværet oppsto, hvilken type fravær (legetime, helsesykepleier, rådgiver osv.). Datatilsynet har uttalt til Viken fylkeskommune og Visma InSchool at det "ikke er lov å oppgi tidspunktet når fraværet oppstår". I tillegg vil det i fraværsdetaljene kunne komme fram opplysninger om helse som er regnet som en særlig personopplysning.

Menypunktet "Historikk" gir foresatte mulighet for å se halvårsvurderinger, standpunkt- og eksamenskarakterer. Man ser også samlet fravær og karakter i orden og atferd.

Menypunktet har to arkfaner:

Fag

Under denne arkfanen ser man hvilke karakterer eleven har fått i de ulike fagene.

Her ser du halvårsvurderinger, standpunkt- og eksamenskarakterer.

Programområde

Under denne arkfanen ser man hvilke utdanningsprogram eleven har gått ved, fullførtkode, fravær samt karakterer i orden og atferd.

I dette eksemplet har eleven vært elev ved studiespesialisering, bestått alle tre årene og fått karakteren "God" i både orden og atferd.

Løsningen er grei å bruke. Det skal være enkelt for deg som foresatt å finne fram.

Når du har logget deg inn, kommer du til startsiden. Det første du møter, er elevens timeplan. Det kan være variasjon i timeplanen fra uke til uke. Du kan bla deg frem og tilbake mellom ukene ved å klikke på pilene ved siden av datoen, eller klikke på datoen for å få opp en kalender.

Når du klikker på en undervisningstime, vil du ser mer informasjon - blant annet lærer og rom.

Klikker du på elevens navn, får du opp en undermeny:

• Personalia
• Kontaktopplysninger - her kan du se hvem som er oppført som kontaktpersoner og redigere egen informasjon
• Historikk - her kan du se halvårsvurderinger, standpunkt- og eksamenskarakterer samt samlet fravær
• Læreplan - de ulike læreplanene for de fagene eleven har

Det er kun de som er registrert med foreldreansvar for elever under 18 år i Folkeregisteret som automatisk får tilgang til InSchool.

Det kan være du ikke er registrert med foreldreansvar i Folkeregisteret. For å sjekke det, kan du logge deg inn på "Min side" på Skatteetatens nettsider og eventuelt fylle ut "skjema om foreldreansvar".

Last ned en veiledning om hvordan du kan se og endre dine opplysninger i Folkeregisteret